Aynı bilgiyi neden 4 yere yazıyorsunuz?
Tipik bir salonun günlük rutini: müşteri arar, randevu defterine yazılır; sonra Google Calendar'a girilir; sonra Excel müşteri listesine eklenir; sonra WhatsApp grubuna 'yarın 14:00 Ayşe gelin makyaj' yazılır. Aynı 4 satırlık bilgi 4 yere giriliyor.
4 farklı sisteme giriş
Defter, Calendar, Excel, WhatsApp — aynı bilgi 4 yere giriliyor.
Tek girişten dağılım
Calendar'a girersin; sistem otomatik müşteri kaydı, görev listesi, ekip bildirimi yapar.
Hangi sistem güncel?
Bir yerde değişiklik oluyor, diğerleri eski kalıyor; gerçeği bilen tek kişi sahibi.
Tek doğru kaynak
Calendar tek doğru kaynak; tüm sistem ondan veri alır. Tutarsızlık imkansız.
Hizmet türü manuel seçimi
Her randevu için 'gelin', 'türban', 'makyaj' gibi tipler tek tek seçiliyor.
Anahtar kelime tanıma
Calendar başlığında 'gelin' geçerse hizmet türü otomatik atanır.
Otomatik akış nasıl çalışır?
MGT App, Google Calendar webhook'u kullanarak takvim değişikliklerini anlık olarak alır. Randevu eklenirse / değiştirilirse / silinirse — tüm bağlı sistemler güncellenir.
-
✓1. adım: Google Calendar'ı bağlaTek seferlik kurulum. Hangi takvim(ler) izlenecek seçilir; hangi anahtar kelime hangi hizmete eşitlenecek tanımlanır.
-
✓2. adım: Randevu eklersinizCalendar'a normal şekilde event eklersiniz. Başlık önemli: 'Ayşe — gelin makyaj' gibi tanımlayıcı.
-
✓3. adım: Sistem analiz ederWebhook anında tetiklenir. Başlıktan müşteri adı, hizmet türü, saat çıkarılır. Bilinen müşteriyse mevcut karta bağlanır.
-
✓4. adım: Görevler otomatik açılırHizmet türüne göre şablondan görev seti açılır: hazırlık + prova + çekim + ödeme takibi.
-
✓5. adım: Ekibe atamaGörevler ilgili personellere atanır (makyözse makyözcüye, fotoğrafçıysa fotoğrafçıya). Push bildirim gider.
-
✓6. adım: Çakışma kontrolüAynı saatte aynı personel başka iş için atanmışsa sistem uyarı verir; yönetici manuel çözer.
Bu senaryo kimler için?
Çoklu hizmet sunan stüdyolar
Bir gelin için makyaj + türban + saç + prova + çekim — birden fazla görev çıkar.
Ekip koordinasyonu kritik olan işler
Aynı randevuda 2-3 personelin koordineli çalışması gereken işletmeler.
Calendar'da 10+ randevu/gün alanlar
Yoğun günlerde manuel görev oluşturmak imkansız; otomatik akış zorunlu.
Kayıp randevu sorunu yaşayanlar
Geçmişte 'biz onu unutmuşuz' krizi yaşamış işletmeler için güvence.
Manuel akış vs Otomatik akış
Aynı 'yeni randevu eklendi' olayı manuel ve otomatik sistemde nasıl ilerliyor?
Pazartesi sabah 10:00 — yeni randevu girersiniz
- 10:00:00 — Yönetici Google Calendar'da 'Zeynep — 22 Ekim 14:00 — gelin makyaj + saç' diye event oluşturur, kaydeder.
- 10:00:01 — MGT App webhook tetiklenir. Calendar değişikliği MGT'ye gelir.
- 10:00:02 — Sistem başlığı analiz eder: 'Zeynep' = müşteri adı. 'gelin makyaj' + 'saç' = combo hizmet (önceden tanımlı).
- 10:00:03 — Müşteri kartı kontrolü: Zeynep daha önce kayıtlı mı? Evet — 6 ay önce prova için gelmişti. Mevcut karta bağlanır, yeni randevu eklenir.
- 10:00:04 — Combo şablonundan 8 görev otomatik açılır: alerji testi (3 gün önce), saç boyası kontrolü (1 gün önce), makyaj seti hazırlama (akşam önceden), saha çekim koordinasyonu, prova kontrolü, ekip iletişimi, ödeme takibi, sonrası takip mesajı.
- 10:00:05 — Görevler ilgili personellere atanır: makyözcü Aylin'e makyaj görevleri, saç tasarımcısı Demir'e saç görevleri.
- 10:00:06 — 22 Ekim 14:00'te aynı saatte başka iş var mı kontrol edilir. Çakışma yok.
- 10:00:07 — Atanan personellere push bildirim gider: 'Yeni randevu — Zeynep, 22 Ekim 14:00, combo'.
- 21 Ekim akşam — Tüm ekibe yarın özet mesajı: 'Yarın: Zeynep 14:00, ...'.
- Toplam manuel süre: 7 saniye Calendar'a yazılan event. Geri kalan her şey otomatik.